Organizzare un congresso può essere utile in molte occasioni, specialmente quando vuoi invitare degli esperti per parlare di un argomento che può interessare ad un grande pubblico. La partecipazione ad un convegno è sempre un’occasione molto importante per confrontarsi. Ma come fare per riuscire ad organizzare un meeting di successo? Non farti condizionare dal fatto che il congresso spesso sia frequentato da persone di alto spicco, come medici, avvocati, imprenditori. In realtà, se si seguono le giuste regole e si tengono ben fissati gli obiettivi a cui vuoi arrivare attraverso l’organizzazione del meeting, sicuramente riuscirai ad essere piuttosto efficace. Ma vediamo quali sono i suggerimenti da tenere presenti in questo senso.
La messa a punto di un programma specifico
Per l’organizzazione eventi ti consigliamo di rivolgerti a delle società specializzate, che si occupano di offrire la loro professionalità a sostegno delle tue esigenze. Infatti ogni dettaglio deve essere pianificato in maniera opportuna, conoscendo anche le esigenze del tuo pubblico di riferimento.
La prima cosa che ti consigliamo è di studiare un programma preciso. Puoi iniziare dal compilare una scaletta, in modo che risultino in ordine le varie fasi del meeting.
In maniera particolare, per garantire la buona riuscita dell’evento, dovresti prendere in considerazione alcuni fattori importanti. Fra questi c’è il ruolo dei relatori. Da questo punto di vista dovresti sempre preoccuparti di invitare a parlare autorità importanti del campo del quale si vuole occupare il convegno.
Il pubblico deve avere sempre l’impressione che si trovi davanti un vero e proprio esperto, che conosce bene gli argomenti che vuole esporre.
Poi occupati di pensare bene anche al ruolo che può avere il presentatore. Non per forza questo ruolo deve essere riservato a te stesso. Puoi anche limitarti all’organizzazione di tutto il meeting e assumere una persona che abbia l’incarico di presentare i relatori e di mantenere viva l’attenzione del pubblico.
Il potere delle presentazioni e delle slides
Mettiti d’accordo anche con i relatori e con il presentatore, per avere l’opportunità di usare presentazioni e slides fatte anche con gli innovativi programmi di carattere informatico, come per esempio PowerPoint. Il potere delle slides può essere davvero molto ampio.
Infatti le informazioni proiettate in forma scritta possono servire a riuscire a dare un’impressione molto autorevole. Aiutano il pubblico a comprendere concetti che possono essere complessi e possono fungere da veri e propri motori psicologici per suscitare emozioni o per persuadere.
La scelta della data e della località
Un fattore molto importante che non devi trascurare riguarda la scelta della data e della località. Sono due precisazioni molto importanti per la riuscita dell’evento. Devi ricordarti di controllare o di informarti se contemporaneamente per caso il tuo evento o il tuo congresso coincida con altri eventi rivolti sempre al tuo target di riferimento.
Abbi cura di non scegliere mai gli stessi giorni, perché si potrebbe innescare un vero e proprio meccanismo di competizione con congressi simili al tuo. Il risultato in questo modo potrebbe non corrispondere alle tue aspettative, in termini di affluenza da parte del pubblico.
Inoltre chiediti sempre quale sia la città più accessibile per i tuoi partecipanti. Non è sempre detto che una grande città o una metropoli possano essere i luoghi preferiti. La comodità di accesso è molto collegata al mezzo con cui i partecipanti si spostano per partecipare all’evento.
Per esempio se organizzi un convegno di carattere internazionale, dovresti scegliere una località vicina agli aeroporti. Se invece organizzi un convegno che è rivolto a partecipanti che abitano in regioni diverse, tieni in considerazione anche la possibile vicinanza alle stazioni del treno.
Se sai che molti partecipanti si sposteranno in auto per raggiungere il convegno, tieni conto di offrire loro delle buone possibilità di trovare parcheggio.