Come realizzare un evento indimenticabile: consigli

realizzare un evento indimenticabile: consigli

Pianificare un evento di successo richiede un’attenzione specifica a partire dalla scaletta, alla definizione degli obiettivi, scegliendo la giusta location e soprattutto i professionisti migliori. Per un evento di successo non si può lasciare nessun aspetto al caso.

Ecco perché per riuscire in questo intento bisogna: definire i propri obiettivi e il budget che si ha a disposizione, scegliere i professionisti (truccatori, costumisti, band, performer ecc…), stabilire il programma e infine promuovere l’evento sui media.

Come si definiscono il budget e gli obiettivi

Quando si organizza un evento, che sia a bassa, media o alta portata, è necessario comunque impostare il budget che si può spendere e che quindi si ha a propria disposizione e gli obiettivi che si vogliono raggiungere.

Definire il budget permette di fare poi passo dopo passo la scelta della location, dei professionisti e del programma in cui si svolgeranno i vari eventi. Dopo aver definito il budget si possono delineare gli obiettivi da raggiungere quali: persone che parteciperanno, eventuali “conversioni” da parte dei partecipanti, portata dell’evento sui media e social network.

La scelta dei professionisti per l’evento

Uno dei passi più difficili da fare quando si organizza un evento è proprio la scelta dei professionisti che dovranno partecipare e lavorare. Usando un portale professionisti è possibile trovare tutte le figure di cui si ha bisogno per l’organizzazione dell’evento. Si passa dalle persone che fanno delle performance fino a coloro che si occupano del trucco o dei costumi, e non solo dello spettacolo.

Come scegliere la location migliore

La scelta della location migliore è uno dei dettagli più importanti di tutta l’organizzazione dell’evento. La location richiede in primo piano una valutazione in base alla grandezza o meglio capienza per riuscire ad ospitare tutti gli invitati. Dopo di ché bisogna studiare anche qual è la location migliore in termini di posizione al fine che tutti la raggiungano senza problemi.

Inoltre, si deve controllare che la location presenti degli spazi appositi per le attività da svolgere, per il catering e anche per il buffet. Infine, si dovrà valutare l’attrezzatura necessaria quali sedie, tavoli, gazebo, desk per l’accoglienza dei partecipanti eventuali arredi.

Stilare il giusto programma dell’evento

Naturalmente è molto importante stilare anche il programma dell’evento. Un buon evento ha bisogna di un programma al quanto dettagliato che garantisca a tutti i partecipanti di scegliere quello che gli interessa maggiormente e avendo così anche dell’ampio spazio di manovra.

La cronologia dell’evento dev’essere rispettata nel migliore dei modi. Non solo, è necessario anche includere: la pausa pranzo, un break durante la giornata per non sovraccaricare le persone. Se l’iniziativa lo permette, si possono inserire anche momenti dedicati per riuscire a fare una buona attività di networking in caso di eventi professionali. Una cena oppure un party per chiudere l’evento lo renderà memorabile.

Come si svolge la promozione dell’evento

Infine, è fondamentale la promozione dell’evento. Senza la promozione come si farà a raggiungere in modo ottimale i partecipanti. In base alla tipologia di evento da organizzare si possono svolgere due passaggi: creazione di un canale di comunicazione che comprenda non solo gli inviti diretti cartacei ma anche la promozione relativa sui media che meglio interessano il target. La promozione attraverso i principali media, a seconda della portata dell’evento, può interessare i social network, l’e-mail marketing, la creazione di campagne televisive o radiofoniche. Se si tratta invece di una promozione di un evento solo su invito, allora basterà: invito cartaceo, invito via e-mail, e al massimo un reminder sui loro profili social.

Abbinando le tecniche di organizzazione eventi, alla giusta programmazione intelligente, fino alla giusta dose di creatività, il segreto per ottenere un risultato di alta qualità e un risultato professionale.